展示会出展の手引き

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展示会出展検討会社様必見！PXCが有する展示会出展ノウハウ

展示会やイベントに初めて出展することを検討されているご担当者様は、どのように進めたらよいか、何に気を付けたらよいか等

様々なお悩み、不安を抱えているかと思います。ここでは、失敗しないための展示会の出展ノウハウや注意点をご紹介します。

1.展示会出展に必要な初期情報

展示会場の情報（場所、搬入口など）　開催期間、施工日

展示会を行うにあたり、まずは、東京ビッグサイトや幕張メッセ、国際フォーラムなど、どこの会場で開催されるか、搬入・搬出が行える導線があるのかが最初の確認事項となります。各展示会場によりレギュレーションやルールが細かく設定されているため、主催者が出している情報をまずはしっかりと確認しましょう。その次に、スケジュールを引くため、開催期間を把握することが大切です。特に、施工する日時を含めてスケジューリングすることが、納期を守るためにとても重要です。施工日が分かったら、デザイン入稿やツールの制作期限を設定し、それに沿って進行していきましょう。

2.ブースサイズの把握

正確な寸法　コマ数と開放面

デザインを検討する際に、コマ数と正確なサイズを把握することが重要です。特に幅・高さ・奥行のブースサイズは、主催する事務局のレギュレーションによって、微妙に変わってきます。また、高さの制限や対応方法なども展示会場によって異なりますので注意が必要です。しっかりとサイズを把握した上で、各ツールのデザインを行うようにしましょう。また、どこが開放面になっているかを理解すると、入退場の方向、目線位置などの来場者の行動が予測でき、デザインの強弱や造作物の設置といった導線設計をうまく行うことができます。

3.展示会の予算感

自力で出展する場合：1コマ約50万円から　業者に委託する場合：1コマ約70万円から

ます。出展費、申し込みで30万円程度、それにプラスして自社で用意するツールなどの制作費用として約20万円ぐらいが一般的です。業者に委託する場合に関しては、出展費用は変わりませんが、装飾ツールの費用で約40万ぐらいが掛かってきます。これに併せてデザインも委託する場合は、その費用が加算されます。また、ブース制作だけでなく、スタッフの用意、ノベルティ制作等を検討される場合は、そちらも予算に加味して検討するようにしましょう。

4.展示会ツールの種類

設計・施工の必要な大型ツール　サービス訴求・説明に必要な細かなツール

視認性や見栄えを良くするバックパネルや遠い距離からのアイキャッチを高めるスタンドパネル、企業ロゴで信頼感を伝えるテーブルクロスなど目的や訴求内容によってさまざまなツールが存在します。ブース全体のテーマ、何を伝えたいか、誰に伝えたいかなどを考えツールを選定するようにしましょう。

5.展示会で申し込みが必要な事項

電気一次工事申し込み　コンセント設置位置　搬入業者情報とレンタル品申し込み

展示会を行う上で、事務局に事前に申し込みを行わなければならない事項がいくつかあります。特に重要なのが、電気工事です。これを行わないとスポットライトが付けられなかったり、コンセントを設置することができなくなってしまいます。また、どのくらいの消費電力を想定しているかを事前に通知する必要もあります。他には、施工業者の企業情報や平面図、立面図の提出、レンタル備品の申請も必要です。最近では、WE Bサイトのマイページで申し込むのが一般的です。いずれも期限が設定されていますので、出展マニュアルをよく確認し、申請し忘れに注意するようにしましょう。

6.展示会の目標設定

商談件数　名刺獲得数　物販達成数

せっかく出展する展示会。しっかり目標を持って出展することが最も大事になります。一個人ではなく、予め社内や部署内でしっかり話し合いをして、決めておくとよいでしょう。出展するツール選定やデザインをするにあたって、この目標がしっかり定まっていないと、どのようなブースを制作するのか、訴求を何にするのか、導線をどうするのかを詰めることができません。それに加えて、終了後のアフターケアという意味でも、ご来場いただいたお客様からいただいた名刺の情報、アンケートはしっかりと蓄積して保管しておき、ナーチャリングに繋げることが重要になってきます。

7.集客成功のための仕掛け

足止めするコピーとムービー再生　セミナーとデモンストレーション　目を引く商材を入り口外側に展示

展示会の大前提として、来場されるお客様は、基本的には声をかけられたくないというような心理状態でブース回りをしています。その点を踏まえて、仕掛けを考えることが重要です。まず足止めをして、この事業者は何を出展しているんだろうということが端的に分かるコピーや、ムービーを用意しましょう。また、セミナーとデモンストレーションも重要です。何か動きがあったりすると、来場者もそれにつられて足を止めます。人が集まると、さらに人を呼ぶという効果が生まれますので、出展する際はセミナーなどを組み込むと効果的です。また、入り口外側に目を引く商材を展示することも大切です。来場者が立ち止まったり、手に取って商材を見るというきっかけ作りができますので、外向きにしっかり告知をするというのが重要になります。

8.避けるべき展示会ブース作りのNG例

社名だけを大きく表示し内容が不明確なブース作り

細かい文字で説明過多なパネル配置

社員やコンパニオンで壁を作ってしまう配置

社名だけをアピールするブースはどんな事業を行っているか瞬時に判断できず、来場者を足止めするきっかけにはなりにくいです。また、細かい説明をびっしり記載しているブースも悪い例です。文字や情報量が過多だと来場者に読まれることはありません。細かい説明に関しては、来場者をブース内に引き込んだ後に説明するのと、パンフレット等をお見せしながら説明しましょう。ブース内に誘引したいがために、社員とスタッフで入口に壁を作ってしまうのも良くありません。来場者の心理状態からすると、圧迫感があり、近寄ることを避けられてしまいますので気を付けましょう。

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